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留言与传话礼仪

设想一下，当你收到一通电话留言时，最希望了解的是什么？无非是“谁”在“何时”找过你。如果能进一步知道“为何”、“何地”或“何事”，那无疑更有帮助。为他人传达电话留言时，获取这些信息自然就成了基本要求。能做到这一点，便已展现出良好的商业礼仪素养。

精确，是首要原则。务必记下来电者的全名，并核对无误。电话号码要一字不差地抄录，如果方便，不妨多问一句：“您什么时间接听回电比较方便？”

即时，同样关键。收到留言后应尽快告知同事。但要注意，仅仅把字条放在他办公桌上，并不等于他立刻就能看到。主动告知一声，才是稳妥的做法。

面对来电访客时，也要让对方安心。可以明确告知：“等同事回来或一有空闲，我立刻转达。” 在向来电者提供信息时，必须刻意保持专业姿态。例如，你可以说同事去参加研讨会，傍晚才回。然而，如果进一步讨论研讨主题、地点甚至主动透露细节，恐怕就欠妥当了。毕竟，你并不了解对方，言多可能无益，甚至“祸从口出”，无意中给同事带来困扰。这里，就需要牢记那四个字的要诀：礼貌、友善、专业、谨慎。

顺便一提，还有一个字也值得牢牢记住：

要能回应。许多沟通的悲剧，恰恰源于缺乏回应。这里指的是所有形式的通讯承诺。一旦答应回电或回信，就必须履行。正如卡通插画家寇尔所言，不回信、不回电，某种程度上反映了个人的教养缺失。