WPS AI资料归档提示词：避免内容空洞

许多单位使用WPS AI生成归档规则，初看似乎合理，但仔细检查会发现大量套话，例如“应建立健全档案管理制度”或“要确保档案完整准确”。这类文件无法指导日常工作，也难以通过档案局现场检查。问题不在于AI本身，而在于提示词缺乏实际落地能力。

用真实档案目录逼AI写出具体动作

第一步操作简单：打开单位最近一次通过验收的《2025年度文书档案移交清册》PDF或Word文件，从中提取至少3个真实案卷题名。比如“2025年党委会第7次会议记录”“2025年职工社保增员审批表（1-6月）”“2025年安全生产检查整改台账”，题名越具体越好。

接着在WPS文字中新建空白文档，将上述3个真实题名粘贴进去。另起一行输入完整提示词：“以上是本单位2025年实际形成的3类文书材料。请逐条写出每类材料的归档规则，必须包含：①形成后多少个工作日内移交至部门兼职档案员；②移交时需附带哪几项元数据（如会议日期、主持人、出席人数、签字页扫描件是否齐全）；③装盒时盒脊必须手写还是打印，字号多大；④电子版命名格式（例：‘20250705_党委会_第7次_张三扫描’）。”

最后一步，点击AI按钮选择“AI帮我写”，将整段文字（题名加指令）粘贴进对话框，让AI生成。如果输出仍是“应加强管理”这类套话，说明AI未识别出真实题名，需重新复制粘贴原始清册内容再试一次。

砍掉抽象动词，绑死责任人

要一步到位，有两个技巧。第一个：在提示词开头写清楚“禁止出现以下11个词：应、要、须、务必、切实、强化、提升、完善、健全、加强、确保”。堵死抽象路线后，AI才会思考具体路径。

第二个技巧更关键：每一项规则都必须追加“由谁在何时何地执行”的硬约束。例如，不要写“做好借阅登记”，而要写“综合办王莉在OA档案模块点击‘借阅申请’→填写申请人姓名、工号、用途、预计归还日→上传部门负责人签字扫描件→提交后系统自动生成编号（格式：JY20250529001）”。如果AI没写出具体人名、系统路径或编号规则，只能说明提示词还没锚定到真实的业务流。

拿档案局的扣分项当验证标尺

光写出来还不够，还需要保证能通过验收。一个有效方法是在提示词末尾加一句：“生成后自动对照《江苏省机关档案工作检查评价标准（2024版）》第3.2.5条‘电子文件命名不规范每处扣0.5分’、第4.1.3条‘移交清册缺元数据项每项扣0.3分’进行自检。若发现可能被扣分的表述，用【】标出并重写。”

这一步的目的是让AI无法再糊弄。它必须放弃“统一命名”“完整著录”这类模糊表达，转而给出能直接照做的规则，例如“照片类文件必须以‘YYYYMMDD_事由_拍摄人’格式命名，如‘20250812_防汛演练_李四’，不得省略年份或使用‘活动照’等泛称”。否则，档案局的扣分项就是最好的提醒。